Melaksanakan Rapat Efektif

Melaksanakan Rapat Efektif

Sebelum melakukan rapat, perlu kiranya kita membuat sebuah kerangka yang memuat segala sesuatu yang dibutuhkan dalam setiap tahap mulai dari sebelum sampai dengan tindak lanjut keputusan hasil rapat. Hal ini dikarenakan seringkali rapat yang sudah kita rencanakan dengan matang tetapi ternyata kurang atau masih jauh dari harapan. Misalnya, pembicaraan menjadi melebar kemana-mana, peserta rapat kurang antusias dalam memberikan umpan balik atau dengan kata lain bahwa peserta rapat tidak pro aktif. Peserta rapat yang pasif hanya akan menjadikan rapat tidak hidup, data dan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan rapat tidak cukup memadai.

Berikut kita simak apa saja yang dapat mempengaruhi rapat terlaksana secara efektif atau tidak.

Pengertian rapat secara sederhananya bahwa rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Sesuatu itu dapat berupa permasalahan, gagasan dan sebagainya. Rapat tidak harus bertatap muka antar semua peserta rapat. Dewasa ini aplikasi jaringan sudah memungkinkan rapat dilaksankan secara online melalui jaringan internet.

Permasalahan dalam pelaksanaan rapat yang sering ditemui adalah bahwa rapat tidak efektif, menyita waktu, biaya, dan lainnya.

Untuk membuat rapat menjadi efektif, berikut ini adalah hal-hal yang perlu kita perhatikan:

1. Persyaratan

Syarat sebuah rapat adalah adanya  peserta dua orang atau lebih dan ada pemimpin rapat.

 

2. Kerangka

Kerangka disini adalah tahapan rapat yang harus dilaksanakan. Tahap penyelenggaraan rapat adalah terdiri dari:

I. Persiapan. (Baca lebih lanjut tahap persiapan)

Apa saja yang perlu dilakukan sebelum memulai rapat, hal-hal apa saja yang harus ada dan dipersiapkan?

II. Pelaksanaan. (Baca lebih lanjut tahap pelaksanaan)

Bagaimana agar rapat berjalan secara efektif dan menghasilkan output yang maksimal?

III. Penyelesaian. (Baca lebih lanjut tahap penyelesaian)

Setelah rapat berhasil dilaksanakan dengan baik, lalu langkah apa yang harus ditempuh?

3. Tindak Lanjut keputusan hasil rapat

Selanjutnya setelah rapat menghasilkan suatu keputusan atau kesimpulan, maka tindak lanjut sesuai dengan poin-poin hasil rapat tersebut. 

Jangan lupa untuk memasukkan cara pengendalian/pemantauan yang dituangkan dalam bentuk indikator ke dalam hasil rapat yang digunakan sebagai tool controlling pelaksanaan kegiatan atau tindak lanjut hasil rapat.

Baca juga:

- Memilih Metode Pelatihan

- Kesiapan Musyawarah Pembangunan Desa (Musrenbangdes)

 

Beranda