Tahap Penyelenggaraan Rapat - Pelaksanaan
Pelaksanaan
Setelah semua aspek dalam tahap persiapan rapat telah dilakukan, selanjutnya adalah tahap Pelaksanaan. Pada tahap ini inti dari rapat termasuk tujuan diadakannya rapat. Peran dan kemampuan pemimpin rapat sangat menentukan berhasil atau efektif tidaknya rapat yang diselenggarakan.
Peran peserta rapat juga sangat penting, untuk itu, hindari mengundang orang-orang yang tidak berhubungan langsung dengan pembahasan dalam rapat. Ajak orang-orang yang diperlukan saja.
Tiap peserta rapat bertanggung jawab atas produktivitas rapat dan berpartisipasi aktif. Pemimpin rapat bertanggungjawab memandu, memediasi, memancing keaktifan peserta, menyimpulkan serta menjaga arah diskusi agar tetap berada dalam rel materi/topik. Kompetensi peserta rapat berupa kemampuan menyimak, observasi, dan menganalisa diperlukan untuk membantu pencapaian tujuan rapat.
Yang tidak kalah penting adalah hindari debat kusir.
Perjalanan rapat dari awal hingga akhir didokumentasikan dalam bentuk notula atau risalah oleh notulis yang telah ditunjuk. Notula mencatat semua informasi penting, antara lain simpulan, keputusan dan tindak lanjut yang ditetapkan.
Komentar