Persiapan Yang Dibutuhkan Sebelum Melaksanakan Rapat

-
Persiapan merupakan tahap hasil dari perencanaan. Apakah Anda sering mengikuti rapat yang berkepanjangan, menyita waktu dan pikiran? Atau pernahkah Anda mengikuti rapat yang membosankan yang bahkan sering tidak ada titik temu sebuah keputusan? Bila ya, semoga tulisan ini dapat membantu Anda.



Realita yang sering terjadi adalah konsumsi waktu rapat yang tinggi; waktu tunggu penyesuaian peserta rapat terhadap materi; deviasi pembahasan terhadap tujuan; dan sebagainya.

Oleh karena itu sebelum memulai rapat, seyogyanya dilakukan beberapa persiapan. Dalam mempersiapkan rapat, perlu untuk memperhatikan siapa saja, unsur apa saja yang dapat dilibatkan agar hasil yang diperoleh efektif dalam arti fokus dan mencakup kriteria pengambilan keputusan.

Berikut adalah persiapan-persiapan sebelum mengadakan rapat yang perlu dilaksanakan.

  1. Menentukan tujuan rapat. Tujuan rapat ditentukan secara spesifik mungkin. Bisa berupa pemecahan sebuah masalah, perumusan strategi, atau hal lain yang diinginkan.
  2. Memastikan bahwa rapat yang akan dilaksanakan memang benar-benar diperlukan. Tentu saja dengan dasar tujuan rapat yang sudah ditentukan sebelumnya.
  3. Menentukan waktu yang dibutuhkan. Hal ini penting agar peserta mengetahui dan dapat mengikuti secara optimal sehingga diharapkan mengurangi kemungkinan rapat yang berkepanjangan. Waktu yang dibutuhkan hendaknya disesuaikan dengan tujuan rapat.
  4. Memberikan peran dan tanggung jawab kepada tim maupun peserta.𝅴𝅴
  5. Menentukan waktu dan tempat dilaksanakannya rapat. Apabila tempat bukan merupakan properti sendiri tentu dibutuhkan koordinasi dengan pemilik / pengelola tempat tersebut.
  6. Mengirimkan undangan sekaligus bahan rapat kepada semua peserta rapat. Hendaknya ada waktu yang cukup bagi peserta untuk mempelajari bahan rapat.
  7. Menentukan metode pengambilan keputusan dalam rapat yang akan dilaksanakan. Dengan memilih cara pengambilan keputusan diharapkan rapat tidak mengalami deadlock, dan hasil rapat tetap tercapai, kecuali dalam kondisi tertentu dapat dimungkinkan penambahan waktu.
  8. Menetapkan agenda. Finalisasi susunan acara dari awal hingga akhir dan membagikannya kepada semua peserta.
Langkah persiapan diatas merupakan acuan yang dapat dijadikan rujukan, tidak tertutup kemungkinan modifikasi langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan tujuan rapat, seperti misalnya: koordinasi, pembahasan awal dan lain-lain.

Selamat mencoba semoga bermanfaat dan terlaksananya rapat yang efektif.


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Agar Hubungan Awet dan Mesra

-
Gambar
Sebenarnya cinta tidak melulu  identik dengan sentuhan dan kemesraan belaka. Ada berbagai cara yang dilakukan para pria sesuai dengan karakternya masing-masing, mulai dari sekedar senyuman, membantu pekerjaan serta tindakan lain yang tidak mementingkan diri. Untuk hal ini setiap dari pria memiliki cirinya masing-masing. Pada kesempatan kali ini berhubungan dengan menjaga hubungan agar awet dan langgeng. Menjaga hubungan agar semakin mesra, menjaga hubungan agar semakin lengket dan tentunya bukan hanya untuk saat ini, tetapi juga diharapkan pada tujuan masa-masa indah mendatang. Mulailah dengan diri Anda Sebagai manusia, wanita tentu kadang timbul keinginan untuk disentuh dan diperlakukan dengan mesra. Bila hasrat ini datang, tidak ada salahnya untuk mencoba mengirimkan pesan cinta yang menggoda padanya. Sebuah pesan yang tidak terduga akan menimbulkan rasa penasaran pada dirinya sehingga dia ingin segera menemui Anda. Baca juga: Sifat Pria Yang Wanita Perlu Tahu ...
Baca selengkapnya

Panduan Penyusunan Kalender Musim Dalam Rangka Penyusunan RPJMDes

-
Gambar
Pengertian Kalender Musim Kalender musim adalah alat   kajian untuk mengetahui kejadian dan/atau kegiatan dalam kehidupan masyarakat berkaitan dengan perubahan waktu dan terjadi secara berulang- ulang. Baca juga: - BUMDES BERSAMA, Status dan Kedudukannya. - Motivasi Kerja Tim. - Sebuah Diskusi: UPK DAPM atau Badan Usaha Milik Desa Bersama? - Kesiapan Musyawarah Rencana Pembangunan Desa Langkah-langkah Pembuatan Kalender Musim Dalam Menyusun Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJMDes 2020) adalah sebagai berikut: Menginventarisir seluruh kegiatan-kegiatan penting atau kejadian-kejadian yang secara rutin dilakukan atau dialami oleh masyarakat dalam siklus satu tahun, seperti musim kemarau, musim penghujan, musim tanam, musim paceklik, penyakit, kegiatan keagamaan dan sebagainya selengkap dan   sedetil mungkin. Membuat Kalender Musim Kegiatan dalam sebuah format semisal berikut : Kegiatan/ Kejadian Bulan Masalah ...
Baca selengkapnya

Badan Hukum Dana Amanah Pemberdayaan Masyarakat (DAPM)

-
Gambar
Sebuah opini di bulan Maret Dana Amanah Pemberdayaan Masyarakat (DAPM) adalah dana milik masyarakat yang berasal dari dana bergulir Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM). Penggunaan istilah DAPM adalah untuk membedakan dana bergulir PNPM yang dimiliki dan dikelola oleh masyarakat dengan dana bergulir yang dikelola oleh pemerintah (Kementerian Koperasi dan UKM) melalui Lembaga Pengelola Dana Bergulir (LPDB) dan dana bergulir yang disalurkan dan dikelola lewat program-program lainnya. Pengelolaan DAPM ini masih mengacu pada prinsip-prinsip PNPM, sebagai berikut: Bertumpu pada pembangunan manusia otonomi Berorientasi pada masyarakat miskin partisipasi kesetaraan dan keadilan gender Demokratis Transparan dan akuntabel Prioritas Kolaborasi Keberlanjutan Sederhana Keberhasilan DAPM selama ini adalah karena keberadaannya yang tersebar di seluruh kecamatan, persyaratan yang mudah dipenuhi oleh masyarakat, dan tanpa mengesampingkan peran pengelola (Unit Pengelola Ke...
Baca selengkapnya