Tugas Dan Fungsi Kepala Urusan
Kaur atau Kepala Urusan merupakan unsur staf sekretariat desa. Sekretariat Desa dipimpin oleh Sekretaris Desa dan dibantu oleh unsur staf sekretariat. Sekretariat Desa paling banyak terdiri atas 3 (tiga) urusan yaitu urusan tata usaha dan umum, urusan keuangan, dan urusan perencanaan, dan paling sedikit 2 (dua) urusan yaitu urusan umum dan perencanaan, dan urusan keuangan. Masing-masing urusan dipimpin oleh Kepala Urusan (Kaur).
Jadi, Kaur adalah pemimpin urusan-urusan yang ada di Sekretariat Desa. Kedudukannya adalah sebagai unsur staf sekretariat.
Kedudukan: Kaur (Kepala Urusan) berkedudukan sebagai unsur staf sekretariat.
Tugas: Kaur (Kepala Urusan) bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan.
Fungsi:
Untuk melaksanakan tugasnya, Kaur (Kepala Urusan) mempunyai fungsi:
A. Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum
Kepala urusan tata usaha dan umum memiliki fungsi seperti melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah, administrasi surat menyurat, arsip, dan ekspedisi, dan penataan administrasi perangkat desa, penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor, penyiapan rapat, pengadministrasian aset, inventarisasi, perjalanan dinas, dan pelayanan umum.
Tugas Kaur Tata Usaha dan Umum Berdasarkan Permendagri 20 Tahun 2018 kurang lebih adalah sebagai berikut:
1. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja sesuai bidang tugasnya.
2. Melaksanakan anggaran kegiatan sesuai bidang tugasnya.
3. Mengendalikan kegiatan sesuai bidang tugasnya.
4. Menyusun DPA, DPPA, dan DPAL sesuai bidang tugasnya.
5. Menandatangani perjanjian kerja sama dengan penyedia atas pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang berada dalam bidang tugasnya.
6. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sesuai bidang tugasnya untuk pertanggungjawaban pelaksanaan APB Desa.
Sedangkan jenis kegiatan yang ditangani oleh kaur umum adalah:
1. Penyediaan Operasional Pemerintah Desa.
2. Penyediaan Operasional BPD.
3. Penyediaan sarana (aset tetap) perkantoran/pemerintahan.
4. Pemeliharaan Gedung/Prasarana Kantor Desa.
5. Pembangunan/Rehabilitasi/Peningkatan Gedung/Prasarana Kantor.
6. Pelayanan administrasi umum dan kependudukan.
7. Pengelolaan administrasi dan kearsipan pemerintahan desa.
8. Pengelolaan Administrasi Inventari-sasi / Penilaian Aset Desa
B. Kepala Urusan Keuangan
Kepala urusan keuangan memiliki fungsi seperti melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan administrasi penghasilan Kepala Desa, Perangkat Desa, Badan Permusyawaratan Desa (BPD), dan lembaga pemerintahan desa lainnya.
Sesuai dengan Permendagri 20 tahun 2018 ditemukan sebuah gambaran tugas penting yang harus dipahami oleh kaur keuangan, yaitu:
1. Menyusun RAK Desa
Rencana Anggaran Kas Desa atau sering disingkat RAK Desa adalah dokumen yang memuat arus kas masuk dan arus kas keluar yang digunakan untuk mengatur penarikan dana dari rekening kas desa untuk mendanai pengeluaran berdasarkan DPA yang telah disahkan oleh Kepala Desa.
2. Melakukan Penatausahaan Keuangan Desa
Melakukan penatausahaan yang meliputi menerima menyimpan, menyetorkan/membayar, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan penerimaan pendapatan Desa dan pengeluaran dalam rangka pelaksanaan APB Desa.
Cuplikan untuk diperhatikan Permendagri 20 tahun 2018:
Pasal 53
1. Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran mengajukan SPP dalam setiap pelaksanaan kegiatan anggaran sesuai dengan periode yang tercantum dalam DPA dengan nominal sama besar atau kurang dari yang tertera dalam DPA.
2. Pengajuan SPP wajib menyertakan laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan dan anggaran.
Pasal 54 :
1. Penggunaan anggaran yang diterima dari pengajuan SPP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 untuk kegiatan pengadaan barang/jasa secara swakelola tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja.
2. Dalam hal pembayaran pengadaan barang/jasa belum dilakukan dalam waktu 10 (sepuluh) hari kerja, Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran wajib mengembalikan dana yang sudah diterima kepada Kaur Keuangan untuk disimpan dalam kas Desa.
3. Kaur Keuangan mencatat pengeluaran anggaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ke dalam buku kas umum dan buku pembantu panjar.
4. Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran menyampaikan pertanggungjawaban pencairan anggaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa bukti transaksi pembayaran pengadaan barang/jasa kepada Sekretaris Desa.
5. Sekretaris Desa memeriksa kesesuaian bukti transaksi pembayaran dengan pertanggungjawaban pencairan anggaran yang disampaikan oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran.
6. Dalam hal jumlah realisasi pengeluaran pembayaran barang/jasa lebih kecil dari jumlah uang yang diterima, Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran mengembalikan sisa uang ke kas Desa.
Pasal 55 :
1. Pengajuan SPP untuk kegiatan yang seluruhnya dilaksanakan melalui penyedia barang/jasa dilakukan setelah barang/jasa diterima.
2. Pengajuan SPP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampiri dengan:
- pernyataan tanggung jawab belanja; dan
- bukti penerimaan barang/jasa di tempat.
3. Dalam setiap pengajuan SPP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekretaris Desa berkewajiban untuk:
- meneliti kelengkapan permintaan pembayaran yang diajukan oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran;
- menguji kebenaran perhitungan tagihan atas beban APB Desa yang tercantum dalam permintaan pembayaran;
- menguji ketersedian dana untuk kegiatan dimaksud; dan
- menolak pengajuan permintaan pembayaran oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran apabila tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
4. Kepala Desa menyetujui permintaan pembayaran sesuai dengan hasil verifikasi yang dilakukan oleh sekretaris Desa.
5. Kaur Keuangan melakukan pencairan anggaran sesuai dengan besaran yang tertera dalam SPP setelah mendapatkan persetujuan dari kepala Desa.
Pasal 53
1. Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran mengajukan SPP dalam setiap pelaksanaan kegiatan anggaran sesuai dengan periode yang tercantum dalam DPA dengan nominal sama besar atau kurang dari yang tertera dalam DPA.
2. Pengajuan SPP wajib menyertakan laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan dan anggaran.
Pasal 54 :
1. Penggunaan anggaran yang diterima dari pengajuan SPP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 untuk kegiatan pengadaan barang/jasa secara swakelola tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja.
2. Dalam hal pembayaran pengadaan barang/jasa belum dilakukan dalam waktu 10 (sepuluh) hari kerja, Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran wajib mengembalikan dana yang sudah diterima kepada Kaur Keuangan untuk disimpan dalam kas Desa.
3. Kaur Keuangan mencatat pengeluaran anggaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ke dalam buku kas umum dan buku pembantu panjar.
4. Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran menyampaikan pertanggungjawaban pencairan anggaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa bukti transaksi pembayaran pengadaan barang/jasa kepada Sekretaris Desa.
5. Sekretaris Desa memeriksa kesesuaian bukti transaksi pembayaran dengan pertanggungjawaban pencairan anggaran yang disampaikan oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran.
6. Dalam hal jumlah realisasi pengeluaran pembayaran barang/jasa lebih kecil dari jumlah uang yang diterima, Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran mengembalikan sisa uang ke kas Desa.
Pasal 55 :
1. Pengajuan SPP untuk kegiatan yang seluruhnya dilaksanakan melalui penyedia barang/jasa dilakukan setelah barang/jasa diterima.
2. Pengajuan SPP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampiri dengan:
- pernyataan tanggung jawab belanja; dan
- bukti penerimaan barang/jasa di tempat.
3. Dalam setiap pengajuan SPP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekretaris Desa berkewajiban untuk:
- meneliti kelengkapan permintaan pembayaran yang diajukan oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran;
- menguji kebenaran perhitungan tagihan atas beban APB Desa yang tercantum dalam permintaan pembayaran;
- menguji ketersedian dana untuk kegiatan dimaksud; dan
- menolak pengajuan permintaan pembayaran oleh Kaur dan Kasi pelaksana kegiatan anggaran apabila tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
4. Kepala Desa menyetujui permintaan pembayaran sesuai dengan hasil verifikasi yang dilakukan oleh sekretaris Desa.
5. Kaur Keuangan melakukan pencairan anggaran sesuai dengan besaran yang tertera dalam SPP setelah mendapatkan persetujuan dari kepala Desa.
C. Kepala Urusan Perencanaan
Kepala urusan perencanaan memiliki fungsi mengkoordinasikan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja desa, menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.
Berdasarkan Permendagri 84/2015 pasal 7 ayat (3 ) huruf (d) :
1. Menyusun rencana Angaran Pendapatan dan Belanja Desa (APBDes).
2. Menginventarisir data – data pembangunan.
3. Melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.
Berdasarkan Permendagri 20/2018 pasal 6 ayat (4 ) :
1. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja sesuai bidang tugasnya,
2. Melaksanakan anggaran kegiatan sesuai bidang tugasnya,
3. Mengendalikan kegiatan sesuai bidang tugasnya,
4. Menyusun DPA, DPPA, dan DPAL sesuai bidang tugasnya,
5. Menandatangani perjanjian kerja sama dengan penyedia atas pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang berada dalam bidang tugasnya,
6. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sesuai bidang tugasnya untuk pertanggungjawaban pelaksanaan APB Desa.
7. Untuk lebih detailnya terkait tugas Kaur Perencanaan diatur dalam RKPDes dimasing – masing desa.
Jenis kegiatan yang ditangani Kaur Perencanaan adalah:
1. Pemetaan dan Analisis Kemiskinan Desa secara Partisipatif,
2..Penyelenggaraan Musyawarah Perencanaan Desa/Pembahasan APBDes (Musdes,Musrenbangdes/Pra-Musrenbangdes, dll., bersifat reguler),
3. Penyusunan Dokumen Perencanaan Desa (RPJMDes/RKPDes,dll),
4. Penyusunan Dokumen Keuangan Desa (APBDes/ APBDes Perubahan/ LPJ APBDes,dan seluruh dokumen terkait),
5. Penyusunan Laporan Kepala Desa/Penyelenggaraan Pemerintahan Desa (laporan akhir tahun anggaran, laporan akhir masa jabatan, laporan keterangan akhir tahun anggaran, informasi kepada masyarakat).
Demikianlah tugas kepala urusan (kaur) sebagai staff urusan dalam secretariat Desa. Hendaknya kepala urusan berkoordinasi dengan Sekretaris Desa sebagai pimpinan secretariat dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dan agar terjadi keselarasan administrasi dalam rangka tata kelola yang baik, maka koordinasi antar perangkat desa terutama berkaitan dengan tugas kepala seksi selaku pelaksana kegiatan sangat diperlukan.
Komentar