Tugas Kepala Urusan (Kaur) Tata Usaha dan Umum di pemerintahan desa pada dasarnya adalah membantu Sekretaris Desa dalam urusan administrasi, ketatausahaan, dan pelayanan umum. Kaur TU dan Umum merupakan unsur staf sekretariat desa.
 |
| Peran penting Kaur Tata Usaha dan Umum |
Berikut adalah macam-macam tugas utamanya yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya:
1. Urusan Ketatausahaan (Surat Menyurat dan Administrasi Perkantoran)
Ini adalah inti dari tugas Kaur Tata Usaha. Meliputi:
- Tata Naskah Dinas: Melaksanakan urusan tata naskah, termasuk pengetikan, pembuatan konsep, dan penomoran surat-surat dinas.
- Administrasi Surat Menyurat: Mengelola surat masuk dan surat keluar (penerimaan, pencatatan/pengagendaan, pendistribusian, dan pengiriman/ekspedisi surat).
- Penyediaan Prasarana Kantor: Mengurus kebutuhan perlengkapan kantor desa, seperti alat tulis kantor (ATK), komputer, dan peralatan lainnya.
- Penyiapan Rapat: Menyiapkan segala keperluan untuk rapat-rapat atau pertemuan di kantor desa, termasuk dokumen dan tempat.
- Perjalanan Dinas: Mengadministrasikan dan menyiapkan sarana untuk perjalanan dinas perangkat desa.
- Penataan Administrasi Perangkat Desa: Mengelola administrasi yang berkaitan dengan perangkat desa.
2. Pengarsipan dan Dokumentasi
Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan informasi desa:
- Pengelolaan Arsip Desa: Mengelola seluruh dokumen dan arsip desa (baik fisik maupun digital) secara sistematis agar aman dan mudah diakses.
- Pencatatan Dokumen Resmi: Mencatat dan menyimpan dokumen-dokumen resmi desa.
- Dokumentasi: Mendokumentasikan hasil-hasil rapat, berita acara, dan kegiatan penting desa.
3. Pengelolaan Aset Desa
Tugas ini berkaitan dengan inventaris dan pemeliharaan barang milik desa:
- Administrasi Aset: Mengadministrasikan seluruh aset desa, mulai dari tanah, bangunan, kendaraan, hingga barang inventaris lainnya.
- Inventarisasi: Mendata dan memelihara buku inventaris aset desa serta melakukan pelabelan/pengkodean aset.
- Pemeliharaan Aset: Mengelola perawatan fasilitas dan sarana kerja kantor desa.
4. Pelayanan Umum
Melayani kebutuhan administrasi umum masyarakat desa:
- Pelayanan Administrasi Kependudukan Umum: Membantu dalam pelayanan pembuatan surat-surat keterangan bagi masyarakat (misalnya surat pengantar, surat keterangan domisili, dan lainnya) sesuai prosedur.
- Penyediaan Informasi: Memberikan informasi umum yang dibutuhkan masyarakat terkait layanan dan kegiatan desa.
5. Tugas Lain
- Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA): Dalam pengelolaan keuangan desa, Kaur TU dan Umum seringkali bertindak sebagai Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA) untuk kegiatan yang berada dalam bidang tugasnya, seperti operasional kantor dan pengadaan sarana prasarana.
- Pembantu Penyusunan Laporan: Membantu penyediaan data dan informasi administratif yang dibutuhkan untuk penyusunan laporan pertanggungjawaban pemerintah desa.
Secara ringkas, Kaur Tata Usaha dan Umum adalah motor penggerak administrasi harian dan rumah tangga kantor desa, memastikan semua urusan surat-menyurat, kearsipan, inventaris, dan pelayanan dasar kepada masyarakat berjalan lancar.
Baca juga: Tugas Kepala Desa
Komentar