Persiapan Yang Dibutuhkan Sebelum Melaksanakan Rapat

Persiapan merupakan tahap hasil dari perencanaan. Apakah Anda sering mengikuti rapat yang berkepanjangan, menyita waktu dan pikiran? Atau pernahkah Anda mengikuti rapat yang membosankan yang bahkan sering tidak ada titik temu sebuah keputusan? Bila ya, semoga tulisan ini dapat membantu Anda.

Realita yang sering terjadi adalah konsumsi waktu rapat yang tinggi; waktu tunggu penyesuaian peserta rapat terhadap materi; deviasi pembahasan terhadap tujuan; dan sebagainya.

Oleh karena itu sebelum memulai rapat, seyogyanya dilakukan beberapa persiapan. Dalam mempersiapkan rapat, perlu untuk memperhatikan siapa saja, unsur apa saja yang dapat dilibatkan agar hasil yang diperoleh efektif dalam arti fokus dan mencakup kriteria pengambilan keputusan.

Berikut adalah persiapan-persiapan sebelum mengadakan rapat yang perlu dilaksanakan.

  1. Menentukan tujuan rapat. Tujuan rapat ditentukan secara spesifik mungkin. Bisa berupa pemecahan sebuah masalah, perumusan strategi, atau hal lain yang diinginkan.
  2. Memastikan bahwa rapat yang akan dilaksanakan memang benar-benar diperlukan. Tentu saja dengan dasar tujuan rapat yang sudah ditentukan sebelumnya.
  3. Menentukan waktu yang dibutuhkan. Hal ini penting agar peserta mengetahui dan dapat mengikuti secara optimal sehingga diharapkan mengurangi kemungkinan rapat yang berkepanjangan. Waktu yang dibutuhkan hendaknya disesuaikan dengan tujuan rapat.
  4. Memberikan peran dan tanggung jawab kepada tim maupun peserta.
  5. Menentukan waktu dan tempat dilaksanakannya rapat. Apabila tempat bukan merupakan properti sendiri tentu dibutuhkan koordinasi dengan pemilik / pengelola tempat tersebut.
  6. Mengirimkan undangan sekaligus bahan rapat kepada semua peserta rapat. Hendaknya ada waktu yang cukup bagi peserta untuk mempelajari bahan rapat.
  7. Menentukan metode pengambilan keputusan dalam rapat yang akan dilaksanakan. Dengan memilih cara pengambilan keputusan diharapkan rapat tidak mengalami deadlock, dan hasil rapat tetap tercapai, kecuali dalam kondisi tertentu dapat dimungkinkan penambahan waktu.
  8. Menetapkan agenda. Finalisasi susunan acara dari awal hingga akhir dan membagikannya kepada semua peserta.

Hosting Unlimited Indonesia
Langkah persiapan diatas merupakan acuan yang dapat dijadikan rujukan, tidak tertutup kemungkinan modifikasi langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan tujuan rapat, seperti misalnya: koordinasi, pembahasan awal dan lain-lain.

Selamat mencoba semoga bermanfaat dan terlaksananya rapat yang efektif.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Badan Hukum Dana Amanah Pemberdayaan Masyarakat (DAPM)

Mengunduh Video Dari Youtube

Panduan Penyusunan Kalender Musim Dalam Rangka Penyusunan RPJMDes

Hosting Unlimited Indonesia